Sinds de gewijzigde wet van 18 juni 2018 is het ook binnen een gedwongen (appartements)mede-eigendom wettelijk verplicht dat het uitbesteden van een werk of dienst gebeurt op basis van de zogenaamde mededinging. Dit betekent dat de syndicus aan de algemene vergadering verschillende offertes moet voorleggen.
Dit geldt overigens voor zowel uitzonderlijke als voor geregeld verrichte leveringen. Wat deze laatste betreft, bepaalt de wet dat de syndicus hiervoor tijdens elke jaarlijkse algemene vergadering een evaluatierapport moet voorleggen.
Moet de syndicus voor opdrachten en contracten altijd de mededinging laten spelen?
De wet bepaalt dat de mededinging moet gebeuren op basis van een bedrag dat door de algemene vergadering dient te worden beslist. Dit wordt in de wet omschreven als het bedrag vanaf wanneer mededinging vereist is.
Het zal dus van de grootte van dat bedrag afhangen of de syndicus in uitvoering van zijn wettelijke verplichting voor een bepaalde opdracht of voor het afsluiten van een bepaald contract al dan niet verschillende offertes moet opvragen.
Uitzonderingen
Gaat het om werken of diensten waarover onmiddellijk of op zeer korte termijn moet worden beslist, zaken met een (hoog)dringend karakter dus, dan kan de syndicus hierover zelf beslissen. In dergelijk geval kan dit eventueel wel in samenspraak met de leden van de raad van mede-eigendom gebeuren.
Het gaat hier dan om het uitvoeren van een specifieke wettelijke taak, namelijk het treffen van bewarende maatregelen en het stellen van daden van voorlopig beheer.
Grootte van het bedrag – Opname in het reglement van interne orde
De grootte van het bedrag wordt door de algemene vergadering beslist. Zoals opgelegd door de wet, neemt de syndicus vanaf dat moment dit bedrag op in het reglement van interne orde.
Tip!
De algemene vergadering keurt best een zo groot mogelijk maar evenwel realistisch bedrag goed (zie hierna).
Verplichte opmaak van een lastenboek/bestek
Hogervermelde tip, om een zo groot mogelijk bedrag goed te keuren, heeft te maken met het feit dat de wet ook bepaalt dat er voorafgaand aan het opvragen van de offertes een lastenboek/bestek moet worden opgemaakt.
De VME zal in het overgrote deel van de gevallen moeten betalen voor de opmaak van dit lastenboek/bestek. De kans bestaat echter dat wanneer het bedrag van de werken en diensten te laag werd vastgelegd, de kostprijs voor het laten opmaken van het lastenboek/bestek hoger zal zijn dan de uitvoering van het werk/de dienst zelf.
Dit moet worden vermeden. Voor opdrachten waarvan het uitvoeringsbedrag lager ligt dan het bedrag vanaf wanneer mededinging vereist is en waarvoor het toch aangewezen is om een bestek te laten opmaken, kan de algemene vergadering dit overigens nog altijd beslissen.
De syndicus is ook verzekeringsmakelaar – Voorafgaande goedkeuring door de algemene vergadering
In appartementsgebouwen waar men voor het beheer beroep doet op een beroepssyndicus komt het regelmatig voor dat de syndicus zelf of via een andere onderneming waarin hij een of ander belang heeft, als verzekeringstussenpersoon/verzekeringsmakelaar optreedt.
In dat geval bepaalt de dwingende wet letterlijk het volgende:
“De algemene vergadering vooraf om toestemming te verzoeken voor alle overeenkomsten tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus, diens aangestelden, naaste familieleden, bloedverwanten of aanverwanten tot en met de derde graad, dan wel die van zijn of haar echtgenot tot in dezelfde graad; hetzelfde geldt voor de overeenkomsten tussen de vereniging van mede-eigenaars en een onderneming waarvan de hierboven vermelde personen eigenaar zijn of waarvan ze een aandeel in het kapitaal bezitten of waarin zij directiefuncties of toezichthoudende functies bekleden, dan wel een onderneming waarin zij als loontrekkende in dienst zijn of waarin zij zijn aangesteld; indien de syndicus een rechtspersoon is, mag hij, zonder daartoe specifiek te zijn gemachtigd bij wege van een beslissing van de algemene vergadering, geen overeenkomst voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars sluiten met een onderneming die direct of indirect een aandeel bezit in zijn kapitaal.”
Wil de syndicus als makelaar optreden voor de polis(sen) van de verenigingen die hij beheert, dan moet hij dit dus eerst ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering.
Auteur: Peter Leyseele (Peter@devrijwilligesyndicus.be )